Photo Hannamark Au sein des organisations, la circulation de l’information est souvent peu satisfaisante. On se plaint d’excès d’information ou bien on se plaint de déficit d’information qualifiée. Bien évidemment l’excès d’information est facteur de perte de temps alors que l’information qualifiée permet la prise de décision rapide.



Le mail, vecteur principal d’infopollution

Le mail reste le principal vecteur de la circulation de l’information dans bien des organisations. Malheureusement, à force d’être utilisé dans toutes les circonstances, il est devenu un formidable outil d’infopollution. L’effet le plus visible est sans doute le « copie à » qui multiplie le nombre de destinataires et encombrent ceux qui ne sont pas concernés.

Au premier rang sans doute de l’infopollution, on trouve le « mail compte-rendu». Avez-vous remarqué le nombre grandissant de pièces jointes volumineuses ? On trouve aussi le « mail discussion », longue succession de monologues, ou chacun répond à l’autre sur une question de départ plus ou moins bien cernée.

Tout cela donne une série d’informations parfaitement inclassables et donc peu réutilisables par la suite.

La culture du post-It

Si la rumeur circule aisément entre les personnes, l’information qualifiée reste difficilement accessible. Cette rareté en fait un instrument de pouvoir, favorise le cloisonnement entre services et freine la mutualisation.

La circulation de l’information peut être encouragée par la qualité des outils utilisés mais elle reste fortement dépendante de la motivation des équipes et de la volonté de faire ensemble. Chaque niveau hiérarchique de l’organisation dispose d’informations qu’il ne met pas forcément à la disposition des autres. Parfois simplement... parce qu’on ne lui a pas demandé de le faire. Combien d’informations essentielles mais non partagées dans le carnet à spirale du collaborateur ou inscrites sur la collection de post-It collés sur son ordinateur ?

On parle beaucoup de télétravail ces temps derniers en raison du risque de pandémie grippale. Mais le télétravail augmente le niveau d’exigence en matière de circulation de l’information. Dans quelle mesure cette nécessité est-elle prise en compte ?

La qualité de l’information disponible est essentielle

Il est absolument nécessaire de s’interroger sur la collecte, le traitement et la diffusion de l’information au sein des organisations. Qui assure la veille informationnelle ? Chaque collaborateur pour son propre compte, de façon informelle, ou des personnes désignées dans le cadre d'une organisation clairement définie ? Qui met en forme ? Un rédacteur dédié ou la personne en contact avec l’information. Où cette information est-elle stockée ? Fait-elle l’objet d’une publication spécifique ?

A l’heure où l’information se démultiplie et où la redondance s’installe, il est essentiel de gérer l’information et de penser sa circulation en fonction de besoins identifiés. Une question qui est encore trop peu prise en compte dans les institutions. L’efficacité d’une organisation se mesure dans sa capacité de réaction, une réaction qui n’est adaptée à la situation que si elle s’appuie sur des informations pertinentes.