Photo sur Flickr de Patrick Janicek C’est en lisant un article de Fred Cavazza et surtout une présentation réalisée par lui en 2012 que j’ai eu envie de vous parler de ce grand sujet : l’utilité des réunions en milieu professionnel. Quelques constatations.

Les réunions coûtent trop chères en salaires, si elles se contentent de réunir des collaborateurs, sans réelle efficacité.

Les réunions ne sont souvent pas assez préparées par les participants. Cela a pour conséquence de perdre beaucoup de temps en réunion pour donner à tous un même niveau d’information. Les participants ont compris qu’il est inutile de lire les documents préparatoires car ils seront de toute façon résumés lors de la réunion.

Commencer en retard. Cela devient vite une habitude et le retard s’allonge avec les années qui passent.

La plupart des réunions n’ont pas d’objectifs. Il arrive même que des points non prévus à l’ordre du jour soient soulevés. Résultat, des réunions mal ciblées où aucune proposition ne peut être validée.

Le non-respect du timing, quand il y en a un, peut-être lourd de conséquences. Des points importants peuvent ne pas être abordés quand le timing n’est pas respecté. Animer une réunion exige une réelle compétence.

Les participants prennent de plus en plus l’habitude d’amener ordinateur et au moins leur smartphone en réunion. Une réunion appréciée est une réunion où la salle dispose du Wifi, où la 3G passe bien. Les participants peuvent ainsi continuer à consulter leurs mails, à avancer leur travail, à envoyer des SMS. Mais est-ce logique de procéder ainsi ? Fred Cavazza propose des réunions plus courtes où on retire les sièges des salles et où on interdit les smartphones. C’est une piste à réfléchir et à adapter selon les contextes.

Si une décision est déjà prise, pourquoi provoquer une réunion pour solliciter des avis qui ne seront pas pris en compte ? Je soupçonne un certain nombre de décideurs d’être en mesure d’écrire le compte-rendu avant la tenue d’une réunion.

Un compte-rendu doit-être fidèle et surtout synthétique ? Qui lit les comptes-rendus de réunion ? Et à qui la faute ?

Il est temps de mettre à votre disposition la présentation de Fred Cavazza et de vous donner accès à son article. Ledit article contient aussi une vidéo humoristique en anglais qui parle d’un autre mal : la réunion téléphonique.