Le Medef vient de sortir un guide de 70 pages sur le thème de la « bonne utilisation de l’e-mail en entreprise ».
De très nombreux aspects sont abordés : rédaction, libellé, réponse, mise en forme, limites de l’usage, usages en mobilité, aspects juridiques, mentions légales, archivage, utilisation de l’e-mail sécurisé, smileys, etc.
Ce guide pratique a pour objectif de donner un aperçu de l’ensemble des sujets liés à l’usage de l’e-mail et des points clés correspondant à chacun des niveaux impliqués (dirigeants, collaborateurs et service informatique) gérant l’outil tout en permettant un dialogue entre ces diverses populations. Le guide est organisé en fiches.
Voici une sélection de ces conseils :
- un titre explicite, message court et clair ;
- faire la synthèse des e-mails longs retransmis ;
- organiser des plages horaires dans son agenda pour consulter ses e-mails ;
- savoir rapidement retrouver un e-mail particulier, en organisant des dossiers de classement et (ou) en utilisant une fonction de recherche (moteur de recherche) ;
- établir des règles de classement ou repérage automatique des e-mails entrants ;
- maintenir une taille de boite mail acceptable ;
- pour les conversations simples ou urgentes, préférer les échanges directs ;
- éviter les e-mails « ping-pong » ;
- éviter d’envoyer des e-mails à trop de destinataires.
Ce guide est destiné aux entreprises mais les conseils valent pour toute organisation. En dehors de la version électronique, Il existe un format papier mais je ne peux vous garantir que votre interlocuteur accédera à votre commande. Le mail à contacter : cperaud@medef.fr
Commentaires
Merci pour ce lien ; le volume des communications mail rend compliqué la gestion nos boîtes aux lettres électroniques !
Pour ma part, j'ai cherché à appliquer plusieurs "méthodes" avant de trouver l'idéale ! Enfin, idéale pour moi ... je doute qu'il y ai une méthode universelle.
Dès qu’un mail contient une information intéressante à archiver, je l’archive en dehors de ma boîte aux lettres.
Dès qu’un mail contient une tâche à accomplir, soit je la traite immédiatement, soit je la laisse dans la bal.
Je supprime tout les autres messages.
Ainsi ma boîte aux lettres ne contient que les tâches à accomplir et mes dossiers de travail contiennent toutes les informations à archiver.
ocarbonePour ma part, règle n°1 : je supprime ce que je pense inutile et notamment ce que je qualifie de mail de politesse.
Règle n° 2 : ce que je n'ai pas traité reste dans les courriers arrivés.
Régle N° 3 : un ou deux dossiers pour les mails qui attendent des réponses ou un traitement particulier.
Tout le reste est en vrac dans un dossier archives avec un excellent outil qui retrouve assez bien ce que je cherche.
Christian BensiDans le même esprit, Yahoo! vient de publier un guide du bon usage du mail.
On y apprend que l’utilisation du langage texto (LOL, slt, kikou et cie) arrive largement en tête des pratiques qui dérangent. Suivent l’envoi d’e-mails groupés à plus de cinq destinataires, l’utilisation des MAJUSCULES, l’absence d’objet clair et précis puis la présence d’accusés de réception.
Le guide donne ensuite 10 conseils clés faciles à mettre en œuvre pour communiquer plus efficacement par mail.
Guide à lire et partager : http://www.ymailfr.com/2009/07/09/d...
ChristopheMerci pour ce lien
Christian Bensi